Verwerkersovereenkomst AxonContinuity

Versie 1.0, 26 oktober 2026

Bijlage bij de Voorwaarden AxonContinuity (versie av-1.0).

1. Partijen en rollen

1.1. Deze verwerkersovereenkomst is gesloten tussen de Opdrachtgever die AxonContinuity bestelt (hierna: u, de verwerkingsverantwoordelijke) en Axon Factory, een handelsnaam van M. de Jager Holding B.V., Kweeklust 7, 2203 ZB Noordwijk, KVK 60613319 (hierna: Axon Factory, de verwerker).

1.2. U accepteert deze overeenkomst samen met de Voorwaarden AxonContinuity, vóór het betalen. De versie die u accepteerde, leggen we vast bij uw bestelling. Woorden met een hoofdletter hebben de betekenis uit die voorwaarden. Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1.3. Deze overeenkomst geldt alleen voor de gegevens in artikel 2. Voor de overige gegevens van de bestelling, zoals uw e-mailadres, bedrijfsnaam en KVK-nummer, is Axon Factory zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring van AxonContinuity.

2. Welke gegevens, van wie en waarvoor

2.1. Gegevens. De contactgegevens die u in de vragenlijst invult:

• naam en telefoonnummer van de crisisleider, de plaatsvervanger, de verantwoordelijke voor communicatie en de medewerkers die u opgeeft;
• naam en telefoonnummer van uw IT-partner, uw bank en de beheerder van uw gebouw;
• naam, telefoonnummer en polisnummer van uw verzekeraar;
• telefoonnummers van uw leveranciers.

2.2. Betrokkenen. Uw medewerkers en de contactpersonen van uw leveranciers, IT-partner, verzekeraar, bank en gebouwbeheerder.

2.3. Doel. Axon Factory verwerkt deze gegevens alleen om het Plan en de Kaart samen te stellen en aan u te leveren, en om ze binnen de bewaartermijn opnieuw samen te stellen als u daarom vraagt of als er iets misging. Voor niets anders.

2.4. Aard. Opslaan, versleutelen, ontsleutelen bij het samenstellen, verwerken in de Documenten, aan u tonen in uw eigen vragenlijst, per blok bepalen of het is ingevuld, en wissen.

2.5. Duur. Deze overeenkomst loopt zolang Axon Factory de gegevens uit 2.1 heeft, en eindigt als ze volgens artikel 10 zijn gewist.

3. Uw instructies

3.1. Axon Factory verwerkt de gegevens alleen in opdracht van u. Uw opdracht is de bestelling zoals de Voorwaarden die beschrijven. Een andere instructie geeft u Schriftelijk via support@axonfactory.ai.

3.2. Vindt Axon Factory dat een instructie in strijd is met de AVG of andere regels over gegevensbescherming, dan laat zij u dat direct weten.

3.3. Moet Axon Factory gegevens verwerken omdat de wet dat vraagt, dan laat zij u dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Uw verantwoordelijkheid

4.1. U zorgt dat u de gegevens mag gebruiken voor het Plan en de Kaart, en dat de betrokkenen weten dat hun gegevens daarvoor worden gebruikt en op de Kaart staan.

4.2. U vult alleen in wat nodig is voor de Kaart: een naam en een telefoonnummer, geen privéadressen, geboortedata of andere gegevens.

5. Geheimhouding

Alleen Axon Factory en de personen die zij daarvoor inschakelt, hebben toegang tot de omgeving waarin de gegevens staan. Iedereen die namens Axon Factory toegang heeft, is schriftelijk tot geheimhouding verplicht. De gegevens worden niet getoond in de beheeromgeving van AxonContinuity.

6. Beveiliging

Axon Factory neemt deze maatregelen:

• de contactgegevens worden versleuteld en apart van de andere antwoorden opgeslagen, met ASP.NET Core Data Protection; de sleutels zijn beschermd met een sleutel in Azure Key Vault;
• ontsleuteling gebeurt alleen bij het samenstellen van de Documenten, om de gegevens u in uw eigen vragenlijst opnieuw te tonen, en om per contactblok te bepalen of het is ingevuld; van dat laatste verlaat alleen "ingevuld" of "leeg" de applicatie, nooit de gegevens zelf;
• de gegevens staan niet in logbestanden, niet in mails en niet in de beheeromgeving;
• de gegevens gaan niet naar het taalmodel: een controle vooraf houdt alles tegen dat op een telefoonnummer, e-mailadres, IBAN of webadres lijkt, en namen van personen worden niet meegestuurd;
• de Kaart zit niet als bijlage bij een mail; u downloadt de Documenten via een link die 7 dagen werkt, met per download een vrijgave van 5 minuten;
• de Documenten staan in een afgeschermde opslag die niet openbaar bereikbaar is, met de standaardversleuteling van Azure; naast het wissen uit artikel 10 verwijdert die opslag ze zelf uiterlijk 45 dagen nadat ze zijn samengesteld;
• de verbinding met de website loopt via https.

7. Subverwerkers

7.1. U geeft toestemming voor deze subverwerker:

7.2. Resend (de mails) en Anthropic (het taalmodel) krijgen de gegevens uit artikel 2 niet. Mollie en AxonHub ook niet.

7.3. Wil Axon Factory een subverwerker toevoegen of vervangen voor deze gegevens, dan doet zij dat met een nieuwe versie van deze overeenkomst, die geldt voor bestellingen daarna. Voor een lopende bestelling vragen we eerst uw toestemming.

7.4. Axon Factory legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft tegenover u verantwoordelijk voor die subverwerker.

8. Doorgifte buiten de EER

Axon Factory verwerkt de gegevens uit artikel 2 binnen de Europese Economische Ruimte (A11.3).

9. Hulp bij uw verplichtingen

9.1. Rechten van betrokkenen. U bent het aanspreekpunt voor betrokkenen. Krijgt Axon Factory zelf een verzoek, dan stuurt zij het naar u door. Axon Factory helpt u bij een verzoek, onder meer door de gegevens eerder te wissen als u daarom vraagt via support@axonfactory.ai.

9.2. Andere verplichtingen. Axon Factory helpt u, waar dat redelijk is, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens over deze verwerking.

9.3. Informatie en audit. Axon Factory geeft u op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat zij zich aan deze overeenkomst houdt. Wilt u daarnaast een audit, dan overleggen we vooraf over de reikwijdte en de planning. Een audit is voor uw rekening en mag de bedrijfsvoering van Axon Factory niet onredelijk belasten.

10. Bewaren en wissen

10.1. Axon Factory wist de gegevens uit artikel 2, en de Documenten waarin ze staan, automatisch:

• 30 dagen na de Levering;
• bij een bestelling die niet is betaald: 30 dagen nadat de vragenlijst is begonnen;
• is er betaald maar nog niet geleverd: 30 dagen na de betaling.

Een dagelijkse taak voert het wissen uit. Als vangnet verwijdert de opslag de Documenten in elk geval uiterlijk 45 dagen nadat ze zijn samengesteld.

10.2. In de back-ups van de database blijven gewiste gegevens staan tot het einde van de bewaartermijn van die back-ups: 7 dagen. Die back-ups zijn niet los in te zien en worden alleen gebruikt om de dienst na een storing te herstellen. Buiten die back-ups bewaart Axon Factory geen kopieën.

10.3. De Documenten die u zelf hebt gedownload, beheert u zelf. Daarvoor bent u verantwoordelijk.

11. Datalek

11.1. Ontdekt Axon Factory een inbreuk in verband met de gegevens uit artikel 2, dan meldt zij die zonder onredelijke vertraging aan u, en uiterlijk binnen 48 uur na de ontdekking, via het e-mailadres van de bestelling.

11.2. De melding bevat, voor zover bekend: wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen, wat Axon Factory doet om de inbreuk te beperken, en een contactpersoon. Wat nog niet bekend is, vult Axon Factory aan zodra het bekend is.

11.3. U beslist of u de inbreuk meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Axon Factory helpt u daarbij.

12. Aansprakelijkheid

Voor deze overeenkomst gelden de beperkingen van aansprakelijkheid uit artikel 13 van de Voorwaarden AxonContinuity en uit A12, voor zover de wet dat toelaat.

13. Slotbepalingen

13.1. Spreekt deze overeenkomst de Voorwaarden AxonContinuity of de Algemene Voorwaarden van Axon Factory tegen over de verwerking van de gegevens uit artikel 2, dan gaat deze overeenkomst voor.

13.2. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Een geschil wordt voorgelegd aan de rechter uit artikel 15 van de Voorwaarden AxonContinuity.

13.3. Deze overeenkomst is er in het Nederlands en het Engels; bij verschil gaat de Nederlandse tekst voor.