Versie privacy-1.0
Privacyverklaring AxonContinuity
Versie 1.0, 26 oktober 2026
1. Wie we zijn
AxonContinuity is een dienst van Axon Factory, een handelsnaam van M. de Jager Holding B.V., Kweeklust 7, 2203 ZB Noordwijk, KVK 60613319. Vragen over uw gegevens stelt u via support@axonfactory.ai.
2. Onze twee rollen
2.1. Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van uw bestelling, uw sessie, de gratis back-uptoets en de contactlijst is Axon Factory verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deze privacyverklaring.
2.2. Verwerker. In de vragenlijst vult u namen en telefoonnummers in van anderen: uw medewerkers en de contactpersonen van uw leveranciers, IT-partner, verzekeraar, bank en gebouwbeheerder. Voor die gegevens is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en Axon Factory verwerker. Dat is geregeld in de verwerkersovereenkomst van AxonContinuity, die u samen met de voorwaarden accepteert. We gebruiken die gegevens alleen voor uw Plan en uw Kaart, slaan ze versleuteld en apart op, en wissen ze 30 dagen na de levering. Staat u als medewerker of contactpersoon op een Kaart en hebt u een vraag, wend u dan tot de organisatie die de Kaart liet maken. Komt uw verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar die organisatie door.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Waarvoor | Welke gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| De vragenlijst en de bestelling uitvoeren: het Plan en de Kaart samenstellen en leveren, hervatten, en de afhandeling als er iets misgaat | E-mailadres, bedrijfsnaam, KVK-nummer, de naam en SBI-code uit het Handelsregister, uw antwoorden over processen, systemen, leveranciers, back-ups en maatregelen, en de taal | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Bestelt u namens een organisatie, dan is het ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met die organisatie uit te voeren (sub f) |
| Betalen, factureren en terugbetalen | Bedrijfsnaam, KVK-nummer, factuuradres, e-mailadres, bedrag, ordernummer, vouchercode | Uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke plicht (sub b en c): de fiscale bewaarplicht |
| Mails over uw bestelling: bij de betaling, bij de levering, op dag 14 over het doorlopen van het Plan en op dag 50 over het gesprek (niet bij een voucher). Elke mail na de levering heeft een stoplink | E-mailadres, bedrijfsnaam, ordernummer, de drie belangrijkste open punten en de einddatum van de terugbetaling | Uitvoering van de overeenkomst |
| Mails op uw verzoek of bij een afgebroken betaling: de link om de vragenlijst later te hervatten (hooguit 3 per uur), een nieuwe downloadlink binnen 30 dagen na de levering, en één keer een mail met een link terug naar uw overzicht als een betaling is afgebroken of verlopen | E-mailadres, bedrijfsnaam, ordernummer en de link | Uitvoering van de overeenkomst, of op uw verzoek vóór het sluiten ervan (sub b) |
| De mail na 6 maanden om uw Plan te herzien en de nummers op de Kaart te controleren | E-mailadres en bedrijfsnaam | Gerechtvaardigd belang (sub f): een servicebericht over het product dat u kocht. Er staat alleen een aanbod in als u apart voor nieuws koos. |
| Het gesprek boeken en voeren, en daarna terugbetalen | Wat u bij het boeken in Microsoft Bookings invult, zoals naam, e-mailadres en ordernummer, en de datum van het gesprek | Uitvoering van de overeenkomst |
| Meten via welk kanaal bestellingen binnenkomen en hoe lang de vragenlijst duurt | De herkomst van de link waarmee u kwam (een korte code, bijvoorbeeld van een partner), en hoe lang elke stap duurde, zonder de inhoud | Gerechtvaardigd belang (sub f): weten welke kanalen werken en de vragenlijst korter maken. We maken er geen profielen mee |
| Misbruik beperken met limieten | Uw IP-adres, alleen kort voor de limiet en niet in onze database, en een gepseudonimiseerde (gehashte) versie van uw e-mailadres | Gerechtvaardigd belang (sub f): de dienst beschikbaar houden |
| De gratis back-uptoets (artikel 4) | Zie artikel 4 | Op uw verzoek (sub b) en, voor nieuws, toestemming (sub a) |
| Nieuws en aanbiedingen van Axon Factory, alleen als u dat apart aanvinkt: bij de bestelling "Stuur mij af en toe een aanbod van Axon Factory (niet verplicht)", bij de back-uptoets het vakje voor nieuws | E-mailadres en bedrijfsnaam, met het tijdstip van uw keuze en de versie en tekst van het vakje dat u zag | Toestemming (sub a). U kunt die altijd intrekken, in elke nieuwsmail of via support@axonfactory.ai. Wat we daarvoor deden, blijft rechtmatig |
| Vragen beantwoorden | Uw e-mailadres, uw naam en wat u ons schrijft | Gerechtvaardigd belang (sub f). Bent u klant, dan ook uitvoering van de overeenkomst |
Waar we "gehasht" schrijven, bedoelen we gepseudonimiseerd: de gegevens zijn niet leesbaar opgeslagen, maar met extra informatie wel naar u te herleiden. Het blijven dus persoonsgegevens, en de termijnen en rechten op deze pagina gelden er ook voor.
4. De gratis back-uptoets
4.1. Uw antwoorden op de back-uptoets blijven in uw browser (sessionStorage), tot u het tabblad sluit. Begint u in hetzelfde tabblad de vragenlijst, dan worden ze daar ingevuld. Onze server berekent het oordeel, maar slaat uw antwoorden en de oordelen per vraag niet op.
4.2. We bewaren alleen het eindoordeel, het aantal vragen per oordeel, de datum, de taal en de herkomst van de link. Daaruit is niet af te leiden wat u antwoordde.
4.3. Wilt u de uitkomst per mail, dan gebruiken we uw e-mailadres alleen voor die mail. We bewaren daarna alleen een gehashte versie, 30 dagen, voor de limiet van 3 mails per adres per dag.
4.4. Vinkt u ook nieuws aan (dat vakje staat standaard uit), dan bewaren we uw e-mailadres tot u het bevestigt met de link in de mail. Die link werkt 30 minuten. Bevestigt u niet, dan wissen we het adres uiterlijk een dag nadat de bevestigingslink is verlopen. Bevestigt u wel, dan zetten we uw e-mailadres, het domein daarvan, het tijdstip en de versie van de tekst door naar de contactlijst van Axon Factory, en wissen we het adres bij de back-uptoets.
5. Het taalmodel en het restrisico
5.1. Bij systemen en processen kunt u een eigen naam invullen. Een taalmodel van Anthropic deelt die vrije namen in bij een vaste lijst met categorieën. Het taalmodel krijgt alleen die namen (hooguit 20, van hooguit 80 tekens) en een volgnummer. Het krijgt nooit uw bedrijfsnaam, KVK-nummer, sector, locatie, e-mailadres, de namen of telefoonnummers van contactpersonen, uw leveranciers, polisgegevens of uw antwoorden over back-ups. Het taalmodel schrijft geen tekst in uw Plan.
5.2. Voordat een naam naar het taalmodel gaat, controleren we hem. Lijkt hij op een telefoonnummer, e-mailadres, IBAN of webadres, dan sturen we hem niet en staat hij als "anders" in het Plan.
5.3. Restrisico. Een vrije naam kan toch de naam van een persoon bevatten, bijvoorbeeld "salaris Jan". Die controle houdt dat niet tegen. Daarom vragen we bij elk vrij veld om geen namen van personen te noemen. Doet u dat toch, dan gaat die naam naar Anthropic in de Verenigde Staten.
6. Wie de gegevens krijgt
We verkopen geen gegevens. Deze partijen krijgen gegevens, elk alleen wat ze nodig hebben. Verwerkers werken in opdracht van Axon Factory, onder een verwerkersovereenkomst.
| Wie | Waarvoor en welke gegevens | Waar en met welke waarborg |
|---|---|---|
| Microsoft Azure | Hosting van de website, de database, de Documenten en het sleutelbeheer. Verwerker; voor de contactgegevens van derden subverwerker | Regio West-Europa (Nederland), binnen de EER |
| Resend | Verstuurt de mails. Krijgt het e-mailadres en de inhoud van de mail, nooit de Kaart of de telefoonnummers van contactpersonen. Verwerker | Verenigde Staten. Waarborg: het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen |
| Anthropic | Deelt vrije namen van systemen en processen in (artikel 5). Verwerker | Verenigde Staten. Waarborg: standaardcontractbepalingen. We schakelen dit pas in als de verwerkersovereenkomst met Anthropic rond is; tot dan gaat er niets naar Anthropic |
| Mollie, via AxonHub | De betaling en de terugbetaling. Mollie is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; voor wat Mollie met uw betaalgegevens doet, geldt de privacyverklaring van Mollie. AxonHub is het factuursysteem van Axon Factory zelf en maakt de factuur en de creditfactuur | Nederland, binnen de EER |
| Founders | De boekhouding van Axon Factory. Krijgt de facturen en creditfacturen. Verwerker | Nederland, binnen de EER |
| Microsoft 365 en Microsoft Bookings | De mailbox van support en het boeken van het gesprek. Krijgt wat u ons mailt of bij het boeken invult. Verwerker | Binnen de EU. Voor wat toch buiten de EER komt: het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen |
| Kamer van Koophandel | Zoekt de naam en SBI-code op bij uw KVK-nummer. Krijgt alleen dat nummer | Nederland |
| Contactlijst van Axon Factory | Alleen als u kiest voor nieuws (artikel 3 en 4). Axon Factory beheert die lijst zelf, in AxonHub | Binnen de EER |
7. Doorgifte buiten de EER
We bewaren uw gegevens binnen de EER. Resend verstuurt de mails vanuit de Verenigde Staten, en Anthropic in de Verenigde Staten krijgt de vrije namen uit artikel 5. Daarvoor gelden de waarborgen in de tabel hierboven. De contactgegevens van derden gaan niet buiten de EER. Een kopie van de waarborg vraagt u op via support@axonfactory.ai.
8. Hoe lang we gegevens bewaren
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Uw antwoorden, de contactgegevens van derden en de Documenten | 30 dagen na de levering. Niet betaald: 30 dagen nadat u de vragenlijst begon. Betaald maar nog niet geleverd: 30 dagen na de betaling. Als vangnet verwijdert de opslag de Documenten in elk geval uiterlijk 45 dagen nadat ze zijn samengesteld |
| Back-ups van de database | Gewiste gegevens blijven in de back-ups tot het einde van hun bewaartermijn: 7 dagen. Ze worden alleen gebruikt om de dienst na een storing te herstellen |
| De downloadlink | 7 dagen. Binnen 30 dagen na de levering kunt u een nieuwe link aanvragen |
| Uw e-mailadres bij de bestelling | 6 maanden na de levering, tot na de mail om uw Plan te herzien. Niet betaald: 30 dagen nadat u de vragenlijst begon. Betaald maar niet geleverd: 6 maanden nadat u de vragenlijst begon. Daarna blijft alleen een gehashte versie, tot de sessie wordt verwijderd |
| De sessie (bedrijfsnaam, KVK-nummer, status, ordernummer, herkomst van de link, betaal- en factuurnummers, de versies van de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst die u accepteerde, de data van het gesprek) | 12 maanden na de levering, of 12 maanden nadat u de vragenlijst begon als er niet is geleverd |
| De gratis back-uptoets | Het eindoordeel en de aantallen: 12 maanden. De gehashte versie van uw e-mailadres: 30 dagen. Uw e-mailadres zelf: alleen bij nieuws, tot u bevestigt en het is doorgezet, of uiterlijk een dag nadat de bevestigingslink is verlopen |
| Uw keuze voor nieuws op de contactlijst | Tot u zich afmeldt |
| Verstuurde mails bij Resend | De bewaartermijn van Resend |
| De afspraak in Microsoft Bookings en mails aan support | Zolang nodig om het gesprek en de terugbetaling af te handelen |
| Facturen en creditfacturen | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), in AxonHub en bij Founders |
Een dagelijkse taak verwijdert in AxonContinuity wat over de termijn is.
9. Beveiliging
De contactgegevens van derden slaan we versleuteld en apart op; ze staan niet in logbestanden, mails of de beheeromgeving. We ontsleutelen ze alleen om de Documenten samen te stellen, om ze u in uw eigen vragenlijst opnieuw te tonen, en om per blok te bepalen of het is ingevuld; van dat laatste verlaat alleen "ingevuld" of "leeg" de applicatie. De Kaart zit nooit als bijlage bij een mail: u downloadt de Documenten via een link die 7 dagen werkt. Links in mails bevatten een eenmalige code waarvan we alleen een hash bewaren. Meer over de beveiliging van de contactgegevens staat in de verwerkersovereenkomst.
10. Uw rechten
Over uw persoonsgegevens hebt u deze rechten:
- Inzage: weten welke gegevens we van u hebben en er een kopie van krijgen.
- Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.
- Wissing: uw gegevens laten verwijderen, behalve wat we moeten bewaren, zoals facturen.
- Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilzetten, bijvoorbeeld terwijl we uw verzoek beoordelen.
- Overdraagbaarheid: gegevens die u zelf gaf en die we gebruiken voor de overeenkomst of met uw toestemming, in een gangbaar bestand krijgen.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. We stoppen dan, tenzij er zwaarwegende redenen zijn die voorgaan.
- Toestemming intrekken: voor nieuws kan dat altijd, zonder dat het iets aan uw bestelling verandert.
- Klacht: bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Mail uw verzoek naar support@axonfactory.ai. We reageren binnen een maand. Na 6 maanden hebben we alleen een gehashte versie van uw e-mailadres; we vragen dan uw ordernummer om uw sessie terug te vinden. Gaat uw verzoek over contactgegevens op een Kaart, zie dan artikel 2.2.
AxonContinuity stelt een plan samen voor een organisatie en neemt geen besluiten over personen die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten. We maken geen profielen.
11. Cookies
Op deze site zijn geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics. We gebruiken alleen een functionele cookie die uw vragenlijst aan deze browser koppelt, zodat u verder kunt waar u was. Die cookie werkt 30 dagen. De herkomst van de link en de antwoorden van de back-uptoets bewaren we alleen in uw browser, tot u het tabblad sluit.
12. Wijzigingen
Wijzigt deze privacyverklaring, dan zetten we de nieuwe versie op deze pagina, met een nieuw versienummer en een nieuwe datum.